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〜職場に慣れたころのマナー術パート�検�
【電話の取り次ぎこそ機転の見せどころ】
■何千万円の仕事もあなたから
あなたが今受けた電話は、将来、何千万円の利益につながる重要な電話かもしれません。あるいは発注元が、あなたの会社のミスに怒ってかけてきた電話かもしれません。いずれにせよ、第１の窓口になるのが、あなたです。電話の取り次ぎにも、緊張感と気配りが必要です。
たとえば、先方が話したい相手がデスクを外しているとき、「ただ今、席を外しております」だけで済ましていませんか？ これだけでは、相手が新たな質問をしければなりません。「○○さまでいらっしゃいますね。只今少々席を外しておりますが、戻り次第お電話差し上げます」または、「１時間後には戻る予定になっておりますが、いかがいたしましょうか」などと予定や代案を提示すると二度手間になりません。
■相手は電話の向こうでイライラ？
待たせるときは、即座に状況を判断した上で、相手の身になって対応しましょう。「すぐに調べますが、10分ほどかかると思います。わかり次第お電話差し上げますので、恐れ入りますがお切りになってお待ちいただけますか」と丁寧に対応します。
取り次ぎ相手が電話中の場合、相手の方が「待ちます」といわれた場合でも、あまり長いようでしたら、途中で「電話が長引いているようです。いかがいたしましょうか」と、フォローをすると安心感を与えます。
■伝言メモのチェックポイント
伝言をメモしたら、復唱確認をすること。思わぬ勘違いや、聞き取り間違いを発見することもあります。普段何気なく書いている伝言メモですが、ぬかりが無いか再確認してみましょう。
�＾弧勝福�○さま）
デスクに置いたつもりが、風で飛んでしまったり、書類の束と共に別の机に移動してしまったりするかもしれません。
�⊆�けた時間
受けてからどのくらい時間が経っているのかがわかると、相手への言葉がけも違ってきます。また、受けた時間によって、 要件の想像がつくこともあります。
��取り次いだ人の名前
メモでは相手の雰囲気までは伝わりません。どんな様子だったか（声の表情）知りたくても取り次ぎの人の名前がないと聞 くことができません。
�じ�私混同のメモは厳禁
たとえば、「Ａ社の△△（あだ名）よりＴＥＬ」「○○さま（いつも眠たそうなおじさん！）よりＴＥＬ」など、ふざけたコメントはＮＧ です。机上のメモは誰が見るかわかりません。必要かつ十分な情報を、見やすくわかりやすく……これがメモの最低条件 です。
■ワンポイントアドバイス
●伝言メモを書くときに、漢字がわからなければ、カタカナやひらがなでＯＫです。相手の方のお名前を、勝手な思い込みをしたまま漢字で書くと、受け取った方が戸惑うこともあります。
●出張などで複数日不在者への取り次ぎは、出社予定日を伝えると親切です。「○○は出張中ですが、何日（曜日）に出社予定でございます。いかがいたしましょうか」と予定を伝え意向をうかがうと、相手の判断を助けます。
●そのほか、外出先などを不用意に伝えないことも心掛けてください。