【中堅・中小企業向け】情報システム部門のコスト削減手法　vol.3

情報システム部門のコスト削減シリーズ≪最終回（第三弾）≫です。今回は、今まで総務の仕事であった組織変更に伴うレイアウト変更がほぼ情報システム部門の仕事になってきている最近の状況を鑑みて【ＬＡＮ配線工事】に関するコスト削減のノウハウと、こちらも同じく必ず総務からアドバイスを求められるか仕事として振られる【プリンター・複合機の運用管理】におけるコスト削減ナレッジです。

【組織変更に伴うＬＡＮ配線工事】に関するコスト削減とは*************************

組織改変に伴うレイアウト変更の度にパソコンや情報端末、プリンター類の配置が変わり発生する作業です。今までは総務の管轄でしたが、電話と同様に個人にＰＣがついて回るようになってからは完全に情報システム部の仕事です。ＯＡフロアでない場合（まだまだ多い）、レイアウト変更の度に新品のケーブルを引き直さなくてはなりません。結構な経費が掛かります。200人程度の企画制作会社で1回の全面的なレイアウト変更で掛かるＬＡＮ配線工事の総費用は200万円近くになります。配線は終わっても端末機器が巧く起動しないケースや、端末機器が離れた場所にありかなりの距離ＬＡＮ回線を引き回さなくてはならないケース等々色々出てきます。業者からの大雑把な見積もりを元に交渉するのではなく、業者との間で配線の距離に関係なく「ＬＡＮ配線1本いくら（例えば１万円、調整費も含めて）」と言う決め方をしておくと思わぬ出費が抑えられコストが削減されます。

一方で、ＯＡフロア化した場合との費用対効果（何回のレイアウト変更【ＬＡＮ配線工事】でＯＡフロア化の初期投資を回収できるか）も常に見ておく必要があります。ＯＡフロアではない場合、一旦机等の什器備品をフロア外に出す手間【＝コスト】（平日ではできない場合の休日出勤手当関連コストや平日の業務ストップコスト）も考えなくてはなりません。確かにＯＡフロア化は200人、600坪クラスになると1,000万円程度は掛かりますが、前出の様に今後のレイアウト変更に伴うＬＡＮ工事の回数等を考えて回収年月を弾いてください。ビルの付加価値が上がる話でもあります。その費用負担に関してビルオーナーと話し合う価値もあります。ＯＡフロアではなく、無線ＬＡＮを検討する会社もあると思いますが、ドア2枚で電波が届かない現実があります。また、無線と有線ＬＡＮの混在による管理の手間やトラブル時の原因特定に至る時間ロスもコストと見ることが肝要です。

【プリンター、複合機の運用管理】におけるコスト削減とは**************************

今まではコピー機の子守（管理）は総務でした。しかし、コピー機がプリンターと合体した複合機になってからは、プリンターと合わせて完全に情シスの守備範囲にされてしまった感があります。そんな中、まずはメーカーの統一です。特別な場合を除いて！カラーコピー機はメーカーが違えばその機種ごとに紙を違えなくてはならない場合があります。これが統一できると紙のまとめ買いができ購入コストが下がります。また、多くの会社は複合機が置いてある部署ごとに紙がなくなったら自由にアスクル等で発注させています。アスクル等の送料無料の発注金額ゾーン（2,000円とか3,000円）に入るための過剰発注は過剰在庫に必ず繋がります。在庫の確認不足によるダブり（必要ない）発注も過剰在庫の原因です。進んだ会社は、複合機の購入先メーカー・販売会社の統一はもちろん、その販売会社に機器のメンテナンスの一貫として各部所を回ってもらい、御用聞きよろしく部署ごとの消費状況に合わせた紙の適正在庫管理までしてもらっています。

一方、プリンターはカラーコピーと違って1枚15〜35円といったカウンター料金の設定がないため使用枚数も増えがちで、管理もいい加減になっています。ここにも大きな無駄があります。賢い会社は、プリンター社内カウンター制（1枚の料金単価を設定）を採用して、社内のコスト意識を高めて無駄な使用を戒めることでコストを削減しています。

（Ｍｒ．削減）