【中堅・中小企業向け】　情報システム部門のコスト削減手法　vol.1

暫く北欧かぶれをしていましたので、国内に軌道修正です。今回は、なかなか雑誌の特集には取り上げてはもらえない中堅企業の情報システム部門のコスト削減について少し考えてみます。

中堅企業の場合、情報システム部門といっても仕事の幅は極めて広くなっています。会計、販売・顧客管理等を中心としたシステムの開発・運用から始まり、Ｗｅｂ管理（ホームページメンテからＷｅｂを使った販促まで）、パソコンやサーバーの管理はもちろんのこと、引越しの際のＬＡＮ配線工事（レアアウト変更を含む）、社内のプリンター・複合機の管理・手配、最適な電話会社（携帯も含めて）の選択・・・・。
総務と経理と通信とシステム部門が合体したような仕事です。

全ての管理業務にＩＴが絡まざるを得ない時代になったことで、完全にＩＴ絡みの何でも屋さんが現状です。

そんな中、2回に渡って【業務分野別】にコスト削減の考え方を書いて見ます。参考にしてください。

【システムの開発･運用／Ｗｅｂ管理】

≪管理系≫
社内のニーズはいつもバラバラです。予算を睨みながら全体最適を常に考え（多くの企業では部分最適の集まりになっています）計画性を持って開発を進めていくことが肝心です。そして、こちらの要望（仕様）に対してベンダーが持ってくる提案をそのまま受けていたのでは、多分それは最適価格の2倍程度になっていることでしょう。ベンダーは常にシステムのピーク時（彼らが勝手に予測する）に合わせた初期投資が嵩む提案を持ってきます。初めからシステムのピークがくるわけではないので、段階的にステップアップしていく設計にすることがポイントです。初期投資の金額が全然違ってきます。

また、ちょっとした変更に伴う作業コストもバカになりません。この作業を外部に任せていたのではダラダラとお金が出て行きます。はっきり言って外部はそこに利益をきっちり乗せてきているので高くつきます。要件を固められる、つまり、自社内でできる修正・変更か、それとも外部に出さざるを得ないものなのかの判断ができる人材を社内に抱える必要があります。（自社内で手を出せる範囲の明確化と、決して全てを任せきらない姿勢が大事です。）⇒【この項については、Ｗｅｂの管理に関しても当てはまります！】
しかし、こういった人材は短期間での育成が難しく、スペシャリストの領域が多々あるので、派遣社員で対応している会社が見られます。総じて、かっこよく言えば、ベンダーセントリックからユーザーセントリックのシステムへということです。そして、そのポイントも、やはりコスト削減の「基本」の“基”である業務実態の徹底的な把握にあります。
情報システム関連経費の売上高に占める割合は米国では平均4.6％と極めて高く、日本では全業種平均で1.3％です。業種別のデータがありますので、自ら調べてポジション（位置）を確認してください。

≪販促系≫
コスト削減のポイントは、上記のことに加えて、間違いなく費用対効果の徹底的な検証・分析です。これを専門的に行って、その上で最適な提案をすることで飛躍的に業績を伸ばしている会社（ベンチャー）が出てきています。こういった会社に関する情報収集＆ウォッチの価値と必要があります。

【パソコンやサーバーの管理】

ポイントは2つ。トラブル対応と大量データによるサーバーの占有（ファイルサーバーの占拠）の両者をコストと考えること。さらに言えばバックアップを怠ることも結果的には多大なコスト増となることを一人でも多くの社員に解ってもらうことです。パソコンにトラブルはつきもの。また、殆んどブラックボックス化されている中、故障の修理は社内では無理になってきています。修理に出したところで帰ってくるまでに時間が掛かり激しい業務ロスが生じます。そこで、パソコンを資産として見るのではなく、消耗品と見ることが重要になってきます。よって、リース期間も3年程度にし、購入の際にはただ単なるマシンの安さだけでなく、インストールの費用等を含めた価格交渉が肝心です。
一方、サーバーに何でもかんでも（特に、映像や画像を中心としたデータ）残していると、サーバーの必要容量は増える一方。サーバー本体が増えるたびに、3年は持たないＵＰＳの買い替えも発生します。サーバーに残すデータと捨てるデータのルール化と社内での徹底運用がポイントになります。

次回は、以下の3つを取り上げます。【ＬＡＮ配線工事】、【プリンター・複合機の管理】、【最適な電話会社の選択】です。お楽しみに！

（Ｍｒ．削減）